E-Mail-Anhang zu groß? Das können Sie tun

Freitag, 16:52 Uhr. Sie hängen den eingescannten Vertrag an, klicken auf Senden, und so schnell hat Ihnen noch keine Mandantin geantwortet: 552 message size exceeds fixed maximum. Dabei hat die Datei nur 19 MB, und das Limit liegt bei 25. Der Vertrag muss heute noch raus, und der Mailserver sieht das anders.

Die E-Mail wurde für Text erfunden, also wird jeder Anhang vor dem Versand in Text verwandelt. Das erledigt die Base64-Kodierung (öffnet in neuem Tab): Sie macht aus je drei Bytes vier Zeichen und setzt alle 76 Zeichen einen Zeilenumbruch. So wächst der Anhang um gut ein Drittel, und aus Ihrem Vertrag mit 19 MB wird eine Nachricht mit rund 26 MB.

Für diese Nachricht gelten gleich mehrere Grenzen, und es zählt die niedrigste: die Ihres Anbieters beim Versand, die des empfangenden Servers und oft noch eine, die Ihre eigene IT gesetzt hat. Lehnt ein Server eine Nachricht als zu groß ab, antwortet er mit dem Code 552, so steht es in der SMTP-Erweiterung für Nachrichtengrößen (öffnet in neuem Tab). Daher taucht die Zahl in so vielen Fehlermeldungen auf. Manchmal verlässt die E-Mail Ihren Postausgang auch anstandslos und wird erst auf der anderen Seite abgewiesen.

Eine offizielle Obergrenze gibt es nicht, aber die großen E-Mail-Dienste liegen nah beieinander. Bei kostenlosen Postfächern ist meist bei 20 oder 25 MB pro Nachricht Schluss, alle Anhänge zusammengerechnet. Bezahlte und geschäftliche Konten erlauben oft mehr, je nachdem, was Anbieter oder IT eingestellt haben. Eine Nachricht mit 100 MB kommt trotzdem nicht weit, wenn die Empfängerin ein kostenloses Postfach hat. Was die Gegenseite annimmt, wissen Sie selten. Ich rechne deshalb mit 20 MB für die ganze Nachricht, also mit rund 14 MB für die Dateien selbst.

Manche Dienste gehen inzwischen einen Schritt weiter: Ist eine Datei zu groß, ersetzen sie den Anhang durch einen Downloadlink, mitunter ohne zu fragen. Die Nachricht geht durch, aber die Datei liegt dann in der Cloud des Anbieters, mit genau den Freigabe-Einstellungen, die der Link gerade bekommen hat. Manche dieser Links laufen nach ein paar Wochen auch einfach ab. Gut zu wissen, bevor die Lohnabrechnung einer Mandantin diesen Weg nimmt.

Ist die Datei nur knapp zu groß und nichts darin vertraulich, machen Sie sie am schnellsten kleiner. Suchen Sie zuerst, was sie so schwer macht. Am Text liegt es fast nie.

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   Das PDF verkleinern.

   Fast jedes PDF-Programm hat eine Funktion zum Verkleinern oder Optimieren. Ein gescannter Brief braucht selten die volle Auflösung in Farbe; in Graustufen und mittlerer Auflösung liest er sich genauso gut.

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   Fotos verkleinern.

   Eine Kopie in Bildschirmgröße hat nur einen Bruchteil der Originalgröße. Die Originale heben Sie für den Moment auf, in dem es auf Qualität ankommt.

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   Zippen, was sich komprimieren lässt.

   Textdateien, CSV-Exporte und unkomprimierte Bilder schrumpfen im ZIP deutlich. Bei Fotos, PDFs und aktuellen Office-Dateien tut sich kaum etwas, weil sie schon komprimiert sind; das ZIP packt sie dann nur zusammen.

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   Aufteilen nur im Notfall.

   Fünf E-Mails mit „Teil 3 von 5“ im Betreff sind ein Puzzle für Ihre Mandanten und fünf Kopien mehr in fünf Postfächern mehr.

Passt eine Datei nicht in die E-Mail, muss sie eine Weile woanders unterkommen. Das Größenproblem lösen alle Wege in der Tabelle. Der Unterschied liegt darin, wer die Datei öffnen kann und wie lange.

Falsch ist keiner dieser Wege. Für das neue Firmenvideo ist ein Transferlink völlig in Ordnung, für die Kontoauszüge Ihrer Mandanten eher nicht. Die normale E-Mail ist da übrigens keine Alternative: Sie ist bestenfalls von Server zu Server verschlüsselt, das hält schon der Standard fest (öffnet in neuem Tab), und jeder Mailserver unterwegs hat die Nachricht lesbar vor sich.

• Kann jeder mit dem Link die Datei öffnen oder nur, wer sich anmeldet? E-Mails werden weitergeleitet, und eine Freigabe für „alle mit dem Link“ reist mit.
• Wann endet der Zugriff, und können Sie ihn selbst früher beenden?
• Kann der Dienst die Datei lesen, und in welchem Land liegt sie?
• Hat der Link ein Passwort, schicken Sie es auf anderem Weg, telefonisch oder per SMS.
• Kündigen Sie den Link an. Die Downloadseite eines Dienstes, den Ihre Mandanten nicht kennen, sieht verdächtig nach Phishing aus, und vorsichtige Mandanten zögern zu Recht.

In Encloq ist eine große Datei einfach ein weiterer Anhang in der Unterhaltung mit Ihren Mandanten, bis zu 250 GiB pro Datei, so weit Ihr Speicher reicht. Verschlüsselt wird sie schon auf Ihrem Gerät; Encloq speichert und liefert sie, ohne sie lesen zu können. Uploads lassen sich pausieren, fortsetzen und wiederholen, praktisch, wenn der Zug bei 87 Prozent in den Tunnel fährt. Ein großes PDF können Ihre Mandanten öffnen, ohne es erst ganz herunterzuladen, und unterstützte RAW-Fotos zeigen sich als entwickelte Vorschau.

Ihre Mandanten kommen über eine Gasteinladung dazu und melden sich mit einem Passkey an. Mit Encloq Pro können Sie den Speicher der Unterhaltungen übernehmen, die Sie beginnen, damit eine große Lieferung nicht am Tarif Ihrer Mandanten zehrt.