Jeder Download ist eine Kopie zu viel
Angebot_final_v2_FINAL_unterschrieben.pdf legt niemand mit Absicht an. Woher die Kopien kommen, was sie kosten und wie Sie mit 0.2.0 Dateien bearbeiten, ohne sie herunterzuladen.
Wer länger als ein paar Wochen mit Mandanten arbeitet, kennt diese Datei: Angebot_final_v2_FINAL_unterschrieben.pdf. Mit Absicht angelegt hat sie niemand. Sie ist Download für Download gewachsen. Jemand hat den Anhang geöffnet, einen Satz geändert, das Ganze unter neuem Namen gespeichert und zurückgeschickt, und seitdem gibt es zwei Fassungen des Angebots, die beide mit gutem Grund behaupten, die richtige zu sein.
In der Softwareentwicklung heißt das Fork: Eine Entwicklungslinie spaltet sich in zwei, und für das Zusammenführen gibt es eigene Werkzeuge. Im Büro gibt es dafür einen Dateinamen und gute Vorsätze. Mit Encloq 0.2.0 wollen wir die Abspaltung dort stoppen, wo sie entsteht: beim Download.
Jeder Anhang ist eine Kopie. Geht ein Vertrag an drei Personen, gibt es ihn in vierfacher Ausführung. Jede Antwort mit nachverfolgten Änderungen bringt ein weiteres Exemplar, und jeder Download lässt eines im Download-Ordner eines Laptops oder Handys zurück.
Kopien sind schnell gemacht und mühsam abzugleichen. Irgendwer muss zwei Word-Dateien Absatz für Absatz vergleichen und entscheiden, welche Änderung gilt, und das ist selten der schönste Nachmittag der Woche.
Auch die Begründung geht verloren. Die Frage zu Punkt 4 steht in einer E-Mail, die Antwort kam am Telefon, und wer das Dokument nächstes Jahr öffnet, sieht die Klausel, aber nicht, warum sie so lautet. Und jede Kopie ist ein weiterer Ort, an dem eine Steuererklärung oder ein Vertrag liegt, in Postfächern und auf Geräten, um die sich längst niemand mehr kümmert. Eine verschickte E-Mail lässt sich in der Regel nicht zurückholen.
Im Team halten Namensregeln und ein gemeinsames Laufwerk das in Schach. Sie versagen genau dort, wo Vertraulichkeit am meisten zählt: wenn die Datei zur Mandantin geht, die ihr eigenes Postfach hat, ihre eigene Software und von Ihren Namensregeln noch nie gehört hat.
Encloq ist aus einer Beobachtung entstanden, die fast jeder aus der Arbeit mit Mandanten kennt. Der Entwurf geht per E-Mail hinaus, die großen Dateien per Transferlink, die schnelle Rückfrage über einen Messenger und die Unterschrift über noch einen Dienst. Jedes Werkzeug macht seinen Job, nur der Austausch als Ganzes zerfällt. Encloq ist ein vertraulicher Arbeitsbereich, der ihn zusammenhält: das Gespräch mit Mandanten, die Dateien, ihre Versionen und die Unterschrift, verschlüsselt auf Ihrem Gerät, bevor irgendetwas es verlässt. Mandanten kommen per Einladung dazu und melden sich mit einem Passkey an.
Als Product und Design Lead verantworte ich, wie Encloq funktioniert, aussieht und sich liest, in der Web-App, in den installierten Apps und auf dieser Website. Die meisten meiner Entscheidungen laufen auf vier Fragen hinaus.
Bleibt die Datei bei dem Gespräch, aus dem sie kommt?
Eine Datei kommt in einem Gespräch an, und ihre Versionen, die Fragen dazu und ihre Unterschrift bleiben bei ihr.
Kommt die Mandantin ans Ziel, ohne das Werkzeug zu wechseln?
Einladung, Upload, Antwort und Unterschrift passieren an einem Ort, am Handy genauso wie am Laptop.
Ist der sichere Weg auch der bequeme?
Inhalte werden von Haus aus auf Ihrem Gerät verschlüsselt, und Sie melden sich mit einem Passkey an. Einen Sicherheitsmodus, an den man denken muss, gibt es nicht.
Hält sich die Oberfläche aus der Arbeit heraus?
Wenige Warnungen, keine Dekoration um ihrer selbst willen und ein klarer Zustand für alles, was zählt.
Version 0.2.0 ist herausgekommen, als wir die erste dieser Fragen an das Bearbeiten gestellt haben.
Gespräch, Datei und Versionen hat Encloq schon bisher zusammengehalten. Ein Schritt hat trotzdem Kopien erzeugt: das Bearbeiten. Datei herunterladen, in einem anderen Programm ändern, wieder hochladen. Der Upload konnte zur nächsten Version werden, der Download blieb auf dem Laptop liegen.
Mit 0.2.0 lassen sich Word-Dokumente, Tabellen, Präsentationen, Markdown-Notizen und Textdateien direkt in Encloq bearbeiten. Ein paar Entscheidungen dahinter waren kniffliger, als man denkt, und sie erklären, wie sich die Editoren verhalten.
Jedes Speichern ergibt eine Version. Das klingt nach viel. Wer am eigenen Entwurf feilt, findet in den Speicheroptionen „Aktuelle Version ersetzen“. Signierte, geteilte und ältere Versionen werden trotzdem nie überschrieben.
Lieber eine Version zu viel als den Stand verlieren, den die Mandantin freigegeben hat.
Ungespeicherte Änderungen bleiben auf Ihrem Gerät, versiegelt mit Ihrem Schlüssel, und nur Sie können sie öffnen. Beim Abmelden werden sie gelöscht. Was der Editor nicht ändern kann, bleibt, wie es war: Mandanten schicken Dokumente aus allen möglichen Programmen, und wer eines in Encloq öffnet, soll nicht stillschweigend verlieren, was unser Editor nicht versteht.
Unterschrieben wird jetzt im PDF-Editor. Sie klicken dorthin, wo die Unterschrift hingehört, auf Wunsch mit Datum und Ort darunter, und das Signieren speichert eine neue Version, während die vorige unangetastet bleibt. Derselbe Editor markiert, ergänzt Notizen, sortiert Seiten um und füllt Formulare aus, sogar flache, die nie Felder hatten.
Auch Bilder und Aufnahmen sind dabei. Das Foto eines Belegs lässt sich zuschneiden, begradigen und schwärzen. Aufnahmen kürzen Sie, ohne sie neu zu kodieren, und sie behalten ihre ursprüngliche Qualität.
Nicht jede Datei hat einen Editor
Welche einen haben, steht in der Anleitung zu den Editoren. Bei anderen Formaten sagt Encloq das offen und bietet die Vorschau oder den Download an, und dort bleibt es beim alten Umweg.
Schickt Sie beim Arbeiten mit den Editoren trotzdem etwas zurück in den Download-Ordner, möchte ich davon hören. Schreiben Sie uns und verraten Sie mir, welche Datei es war.
Alles in 0.2.0
Alle neuen Funktionen und kleineren Verbesserungen, in den Versionshinweisen.