Elektronische Signatur: Arten und Lesebestätigungen

Viele Mandate laufen auf eine von zwei Bitten hinaus: „Bitte bestätigen Sie kurz, dass Sie das gelesen haben“ oder „bitte unterschrieben zurück“. Beide gehen im Postfach leicht unter, und beide verdienen eine Antwort, die alle Beteiligten sehen. Bevor wir sie in Encloq eingebaut haben, mussten wir genau klären, was eine Unterschrift in Software rechtlich bedeuten kann. Deshalb beginnt dieser Beitrag mit den Arten der elektronischen Signatur, die das EU-Recht kennt. Vorweg: Signaturen in Encloq sind keine qualifizierten elektronischen Signaturen.

Die eIDAS-Verordnung, Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (öffnet in neuem Tab) in der Fassung der Verordnung (EU) 2024/1183 (öffnet in neuem Tab), kennt drei Stufen. Sie bauen aufeinander auf: Jede qualifizierte Signatur ist eine fortgeschrittene, und jede fortgeschrittene ist eine elektronische Signatur.

Mit der Änderung von 2024 kommt außerdem die Europäische Brieftasche für die Digitale Identität. Jeder Mitgliedstaat muss mindestens eine bereitstellen, und mit ihr muss jede natürliche Person kostenlos qualifiziert elektronisch unterschreiben können; die Staaten dürfen die kostenlose Nutzung auf nichtgewerbliche Zwecke beschränken (Art. 5a). In Österreich erstellt die ID Austria (öffnet in neuem Tab) schon heute qualifizierte Signaturen.

eIDAS legt die Stufen fest, sagt aber nicht, wann welche nötig ist. Das Recht über Verträge und Formvorschriften lässt die Verordnung ausdrücklich unberührt (Art. 2 Abs. 3). Die Antwort hängt also vom Land ab:

• Österreich: Verträge brauchen keine bestimmte Form, solange das Gesetz nichts anderes vorsieht (§ 883 ABGB (öffnet in neuem Tab)). Wo Schriftlichkeit verlangt ist, erfüllt sie eine qualifizierte elektronische Signatur (§ 4 SVG (öffnet in neuem Tab)). Ein Testament lässt sich elektronisch nicht wirksam errichten, und manche Erklärungen, etwa die Bürgschaft einer Privatperson, gelten elektronisch nur mit Bestätigung durch Notariat oder Anwaltschaft.
• Deutschland: Die gesetzliche Schriftform lässt sich nur mit qualifizierter elektronischer Signatur durch die elektronische Form ersetzen (§ 126a BGB (öffnet in neuem Tab)), und manche Erklärungen schließen die elektronische Form ganz aus, etwa die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses (§ 623 BGB (öffnet in neuem Tab)). Für die Textform (§ 126b BGB (öffnet in neuem Tab)) braucht es gar keine Unterschrift.

Signaturen in Encloq sind keine qualifizierten elektronischen Signaturen, und Encloq ist kein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter. Verlangt das Gesetz Schriftform oder eine qualifizierte Signatur, unterschreiben Sie auf Papier oder über einen qualifizierten Vertrauensdienst.

Unterschreiben Sie in Encloq ein PDF, landet Ihre gezeichnete oder gespeicherte Unterschrift auf der Seite, und eine kryptografische Signatur Ihrer Signaturidentität wird an genau diese Fassung gebunden. Alle in der Unterhaltung sehen, wer unterschrieben hat. Wird die Datei danach verändert, zeigt Encloq „Signatur passt nicht“ und „Diese Datei wurde geändert, nachdem Anna sie signiert hat.“

Ich wollte, dass sich eine Unterschrift wie Tinte verhält. Signieren speichert eine neue Version und lässt die vorige unangetastet, und eine signierte Version wird nie überschrieben. Das passt zum großen Teil der Mandatsarbeit, für den keine Form vorgeschrieben ist, etwa wenn ein Entwurf freigegeben oder ein Leistungsumfang bestätigt wird. Die Bausteine dahinter erklärt die Seite zur Architektur.

Manchmal braucht es keine Zustimmung, nur die Gewissheit, dass etwas angekommen und gesehen worden ist: eine Fristerinnerung, geänderte Bedingungen, die endgültige Fassung eines Berichts. Die Lesebestätigung per E-Mail hilft da wenig. Ihr Standard, RFC 8098 (öffnet in neuem Tab), nennt die Anforderung eine bloße Bitte, die das Mailprogramm der Gegenseite jederzeit stillschweigend übergehen darf, und hält fest, dass eine solche Bestätigung keine Garantie dafür ist, ob eine Nachricht gesehen wurde oder nicht.

Die signierte Lesebestätigung in Encloq dreht das um. Wählen Sie „Signierte Lesebestätigung anfordern“, bleibt die Nachricht samt Anhängen auf der Gegenseite versiegelt, und die App zeigt „Lesebestätigung erforderlich“. Wer die Nachricht öffnet, signiert damit eine Bestätigung für genau diese Nachricht, und die geht an Sie zurück. Lesen und Bestätigen sind ein Schritt. Bis dahin sehen Sie „Warten auf die Lesebestätigung“, danach „Gelesen bestätigt von“ mit dem Namen, in Gruppen auch, wie viele schon bestätigt haben.

Festgehalten wird, dass das Konto der Gegenseite diese Nachricht zu einem bestimmten Zeitpunkt geöffnet und bestätigt hat, mehr nicht. Verständnis oder Zustimmung belegt das nicht, und wo das Gesetz einen bestimmten Zustellweg vorschreibt, ersetzt es keine förmliche Zustellung. Mit dem gewöhnlichen Lesestatus, den jede Person in ihren Privatsphäre-Einstellungen abschalten kann, hat die signierte Lesebestätigung nichts zu tun. Signierte Lesebestätigungen gibt es ab Encloq One.

Signaturanfragen gehören zu Encloq Pro. Unterschreiben selbst ist in jedem Tarif enthalten. Wer angefragt wird, braucht also kein Pro.

1. 1

   PDF anhängen.

   Fügen Sie es einer Nachricht in der Unterhaltung hinzu und wählen Sie „Unterschrift anfordern“.

2. 2

   Unterzeichnende der Reihe nach wählen.

   Unter „Wer soll unterschreiben“ gilt die Reihenfolge, in der Sie die Personen auswählen: „Unterschriften werden in der gewählten Reihenfolge eingeholt - die erste Person signiert zuerst.“ Ein Dokument trägt bis zu 16 Unterschriften, vorhandene mitgezählt.

3. 3

   Felder platzieren und senden.

   Mit „Signaturfelder platzieren“ legen Sie fest, wo jede Person unterschreibt. Die Anfrage gilt für die Version, die mit dieser Nachricht hinausgeht, damit niemand einen veralteten Entwurf unterschreibt.

4. 4

   Nacheinander unterschreiben.

   Die nächste Person wählt „Dokument signieren“, setzt eine gezeichnete oder gespeicherte Unterschrift und schließt mit „Signieren & senden“ ab. Alle anderen sehen, wer an der Reihe ist, etwa „Warten auf die Unterschrift von Anna · 1 von 3 signiert“, und am Ende „Signaturanfrage abgeschlossen - signiert von“ mit den Namen.

Unterschrieben werden PDFs, Papier ist aber kein Hindernis: Der Dokumentenscanner macht aus fotografierten Seiten ein einziges PDF, das sich gleich unterschreiben lässt.